Negen ergernissen op het werk

Negen ergernissen op het werk

Geestdodende vergaderingen, overvolle inboxen, onderbrekingen en vragen. Vrijwel iedereen herkent deze dagelijkse ergernissen.

Negen ergernissen op het werkFoto: attentix.nl

Maar wat vinden kenniswerkers het meest irritant en wat kun je doen om deze ergernissen weg te nemen? Time management expert Stephanie Vozza zet 9 ergernissen op een rij, gebaseerd op onderzoek:
 

  1. Te veel verschillende systemen
    De gemiddelde medewerker gebruikt dagelijks 13 verschillende systemen, apparaten of methodieken. Wanneer je gebruik maakt van verschillende hulpmiddelen om een taak af te handelen wordt je inefficiënt. Het heen en weer schakelen tussen systemen en apparaten zorgt voor inefficiëntie. Verschillende systemen kunnen vervangen worden door één systeem dat meer mogelijkheden biedt. Bovendien kunnen binnen teams afspraken worden gemaakt, zodat iedereen op eenzelfde wijze werkt en communiceert.
  2. Dubbel werk
    Medewerkers besteden dagelijks 14% van hun tijd aan het dupliceren van informatie. Bij projecten wordt een kwart van het budget verspild door dubbel werk. Dit wordt veroorzaakt doordat medewerkers niet de juiste informatie krijgen van bijvoorbeeld projectleiders. Medewerkers moeten meer tijd besteden aan het goed inventariseren van verzoeken en opdrachten. Andere stakeholders moeten in een vroegtijdig stadium worden betrokken. Deze stakeholders moeten feedback en goedkeuring geven die voor iedereen zichtbaar is.
  3. Valse urgentie
    In een gemiddelde organisatie besteden we ongeveer de helft van de tijd aan ongeplande, dringende activiteiten. Om hier iets aan te kunnen doen, moet je de oorzaak achterhalen. Komt het bijvoorbeeld door onvoldoende planning of slecht mailboxbeheer? Bij het maken van een projectplanning moet rekening gehouden worden met dergelijke interrupties, zodat deadlines niet in de knel komen. Daarnaast moeten medewerkers er beter over gaan communiceren. Als zij een urgent verzoek krijgen kunnen zij bijvoorbeeld aangeven welke andere activiteiten of taken zij daardoor niet kunnen uitvoeren of afhandelen.
  4. Niet samenwerkende afdelingen
    Meer dan de helft van de kenniswerkers geeft aan dat hun grootste uitdaging is het loskrijgen van informatie van andere afdelingen. Hoe groter de organisatie, hoe groter vaak dit probleem. Organisaties moeten onnodige formaliteiten uitschakelen. Samenwerking tussen en met afdelingen moet aangemoedigd worden, door onder andere projectteams samen te stellen met vertegenwoordigers van verschillende afdelingen, door taakroulatie en projectoverleg in plaats van afdelingsoverleg.
  5. Continue updates
    Er worden continu nieuw spreadsheets, presentaties, memo's en rapporten geproduceerd waarvan alle medewerkers geacht worden kennis te nemen. Organisaties zouden beter moeten kijken naar wie welke updates (wanneer) moet ontvangen. Organisaties doen er verstandig aan om een communicatieplan op te stellen en vervolgens het proces van informatieverstrekking te automatiseren.
  6. Vergaderen – 'de gevangenis van de werkende doden'
    De helft van de vergaderingen wordt als nutteloos beschouwd. Driekwart van de medewerkers doet ander werk tijdens vergaderingen. In veel vergaderingen draait het om statusupdates in plaats van samenwerking en ideeëngeneratie. Voor statusupdates hoeven geen vergaderingen te worden gepland. Dat kan prima via allerlei systemen of via interne sociale media. Voordat een vergadering gepland wordt moet de initiatiefnemer nagaan of het echt noodzakelijk is deze vergadering te houden. Als een vergadering toch noodzakelijk is dan moet de doelstelling van de vergadering duidelijk zijn, zodat deelnemers zich passend kunnen voorbereiden.
  7. Onderbrekingen
    Het kost 10 tot 15 minuten om 'te herstellen' van onderbrekingen. Een medewerkers is dagelijks gemiddeld 2 uur bezig met 'herstellen' van afleidingen. Lang niet alle onderbrekingen kunnen uitgebannen worden. Wel kunnen ze onderverdeeld worden naar meest voorkomende categorieën en kan er rekening mee worden gehouden in planningen of kunnen passende procedures worden vastgesteld.
  8. E-mails
    Ruim 90% van de medewerkers voelt zich overweldigd door de enorme hoeveelheid informatie die zij dagelijks ontvangt. Je kunt als medewerker tegenwoordig de hele dag bezig zijn met het afhandelen van e-mails. E-mail wordt nu gebruikt voor managementdoeleinden, voor het geven van status-updates, voor het geven van feedback en het delen van documenten. Dat kan ook prima via een project management tool of interne sociale media. Daarmee is het aantal e-mails aanzienlijk terug te dringen en is er één centrale plaats, voor iedereen toegankelijk, voor het vinden van actuele informatie.
  9. Gebrekkige samenwerking
    Samenwerking is net als een grote puzzel. Zeker als teamleden zich op verschillende locaties bevinden. Daardoor worden deadlines gemist en budgetten overschreden. Het voornoemde project management systeem biedt een oplossing. Via chat of een tool als Yammer kun je met elkaar communiceren

Terug naar het nieuws overzicht